Благодаря мессенджерам общение с коллегами чаще всего превращается в круглосуточную переписку. А это устраивает далеко не каждого. Руководитель внутренних коммуникаций hh.ru Ксения Степанова рассказала «Моментам», какие правила следует соблюдать при рабочем общении в мессенджерах, чтобы избежать конфликтов.
Учитывайте разницу во времени
— Это предупреждение особенно важно при работе в международной компании или при общении с коллегами, находящимися в разных часовых поясах. Если вам необходимо отправить сообщение именно сейчас — воспользуйтесь функцией «отправить позже» или «отправить без звука», — рассказывает Ксения Степанова.
Краткость и четкость
Одно полное сообщение вместо нескольких небольших позволяет упростить восприятие информации. Это также снижает вероятность недопонимания и позволяет более эффективно общаться.
Голосовые сообщения
Получение согласия собеседника на отправку голосовых сообщений является важным элементом профессионального взаимодействия. Не всем бывает удобно прослушать ваше послание, поэтому заранее уточните у коллеги, удобен ли такой формат общения.
Нейтральный стиль общения
Важно учитывать корпоративные стандарты общения и адаптировать свой стиль под принятые в компании нормы. Хотя мессенджеры обычно подразумевают более разговорный тон, все же следует избегать излишне неформальных выражений.
Использование интонаций
— Старайтесь формулировать сообщения так, чтобы их нельзя было неправильно интерпретировать. Осторожнее подходите к использованию сарказма или иронии, особенно, если переписываетесь с малознакомым собеседником. Иногда стоит не стесняться использовать знаки препинания и эмодзи, — делится Ксения Степанова.
Обратная связь
Важно отвечать на сообщения в разумные сроки, чтобы обеспечить непрерывность общения. Если нет возможности ответить сразу, уберите отметку о прочтении сообщения, чтобы собеседник не считал ваше молчание игнорированием.
Нормы общения в рабочих чатах тоже никто не отменял. Здесь тоже есть свои правила этикета:
Избегайте флуда
Корпоративные чаты предназначены для делового общения, поэтому в них важно писать по существу и избегать ненужных офтоп-тем. Деловые чаты должны быть направлены в первую очередь на координацию и организацию работы. А для неформального общения вы можете создать новый чат.
Уведомления в рабочие часы
Если у вас отключены уведомления в рабочие часы, то вы рискуете упустить важные сообщения. Однако в нерабочее вы вполне можете отключить звук уведомлений, чтобы поддерживать баланс между работой и личной жизнью.
Личные сообщения
Для вопросов к конкретным сотрудникам целесообразно использовать личную переписку, тогда коллеги не станут отвлекаться на уведомления в общем чате, и это обеспечит более эффективное взаимодействие.
Правильно преподносить сообщения особенно важно, ведь многие из коллег могут понять что-то не так. Как оказалось, многие работники не доверяют друг другу. Основная причина подозрений — симуляция болезней для ухода на больничный. Наибольшим градусом недоверия к чужому самочувствию испытывают сотрудники сферы продаж, IT-специалисты и бухгалтеры.
Чтобы оставаться в курсе событий даже после блокировки Google, подписывайтесь на Telegram-канал и группу Вконтакте «Моментов». Если вы хотите поделиться новостями с редакцией, сообщите на почту news@momenty.org.